বিটিপিটি

বিদ্যালয়ের তথ্য ব্যবস্থাপনা

প্রাথমিক শিক্ষক প্রশিক্ষণ | Primary Teachers Training

Information Management in Schools

বিদ্যালয়ের তথ্য ব্যবস্থাপনা

তথ্য ব্যবস্থাপনা কী?

কোন একটি প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক ও ব্যবস্থাপনার যাবতীয় কার্যক্রমের দালিলিক নিদর্শন ও প্রমাণের সংরক্ষিত প্রক্রিয়াই হলো তথ্য ব্যবস্থাপনা। একটি প্রতিষ্ঠান কতটা আদর্শস্থানীয় ও উন্নত সেটি বুঝার প্রমাণক হিসেবে কাজ করে বিদ্যালয়ে ব্যবহৃত ও সংরক্ষিত নথিপত্র, রেজিস্টার ও প্রতিবেদন হতে।

বিদ্যালয় তথ্য ব্যবস্থাপনা বলতে কী বুঝায়?

বিদ্যালয় পর্যায়ে এসব সুবিন্যস্ত ব্যবস্থাপনাই হলো বিদ্যালয় তথ্য ব্যবস্থাপনা। প্রাথমিক বিদ্যালয়ের নথিপত্র/রেজিস্টার সংরক্ষণ ও সেগুলোর ব্যবহার নৈপুণ্যের ওপর বিদ্যালয় শিক্ষকদের বিচক্ষণতা ও দূরদর্শিতার পরিচয় পাওয়া যায়। বিদ্যালয়ের নথিপত্র/রেজিস্টার ও প্রতিবেদন সংরক্ষণ সুবিন্যস্ত বিদ্যালয় ব্যবস্থাপনার একটি প্রধানতম অংশ। প্রথম দর্শনেই বিদ্যালয়ের সার্বিক চিত্র প্রতিবিম্বিত হয় বিদ্যালয়ের সংরক্ষিত নথিপত্র/রেজিস্টার ও প্রতিবেদনের মাধ্যমে এবং প্রতিফলিত হয় ঐ বিদ্যালয়ের শিক্ষকবর্গের কর্মতৎপরতার প্রতিচ্ছবি। আধুনিক বিদ্যালয় ব্যবস্থাপনায় তথ্য সংগ্রহ, সংরক্ষণ ও ব্যবহার এবং যোগাযোগ প্রযুক্তির গুরুত্ব অপরিসীম।  

প্রাথমিক বিদ্যালয়ে ব্যবহৃত নথিপত্র ও সাধারণ রেজিস্টার কোনগুলো?

প্রাথমিক বিদ্যালয়ে ব্যবহৃত নথিপত্রের তালিকাঃ

 ১. ভাউচার ও সাব-ভাউচার রাখার নথি

২. বিদ্যালয়ের সম্পত্তির দলিল

৩. অন্যান্য সম্পত্তির দলিল

৪. শিক্ষকদের নাম ও জীবন বৃত্তান্ত

৫. এসএমসি সদস্যদের নাম ও ঠিকানা এবং কমিটি সভার নোটিশ ও কার্যবিবরণী

৬. পিটিএ সদস্যদের নাম ও ঠিকানা এবং সমিতি সভার নোটিশ ও কার্যবিবরণী

৭. বিনামূল্যে পুস্তক বিতরণের অগ্রাধিকার তালিকার নথি

৮. কৃতি শিক্ষক ও ছাত্র-ছাত্রীদের জীবন বৃত্তান্ত

৯. বিতরণকৃত পুস্তকের মাস্টাররোল

১০. বিতরণকৃত কিটসের মাস্টাররোল

১১. বিদ্যালয় গৃহের বিবরণ, যেমন- শ্রেণিকক্ষ, লাইব্রেরী রুম, খেলার মাঠ

১২. ছুটিজনিত দরখাস্তের নথি

১৩. বিভিন্ন সরকারি চিঠিপত্র সংরক্ষণের নথি

১৪. মাসিক বিবরণী নথি

১৫. প্রগতি পত্র

১৬. উন্নয়নমূলক কাজের ক্যাশসংক্রান্ত নথি

১৭. কর্তৃপক্ষের সঙ্গে যোগাযোগ নথি, ইত্যাদি।

 

প্রাথমিক বিদ্যালয়ে ব্যবহৃত সাধারণ রেজিস্টার তালিকা:

 ১. শিশু জরিপ রেজিস্টার

২. ভর্তি রেজিস্টার

৩. ঝরেপড়া রেজিস্টার

৪. বই বিতরণ রেজিস্টার

৫. ফলাফল রেজিস্টার

৬. সিএল রেজিস্টার

৭. মুভমেন্ট রেজিস্টার

৮. পরিদর্শন বহি

৯. কাজের বিবরণ বহি

১০. শ্রেণি ও শিক্ষক অনুযায়ী রুটিন

১১. বার্ষিক পরীক্ষার ফলাফল বহি

১২. দান, চাঁদা ও অন্যান্য আর্থিক আদায় ও হিসাব বিবরণী বই

১৩. সভার কার্যবিবরণী বই

১৪. সাধারণ নোটিশ বই

১৫. কৃতি ছাত্র-ছাত্রীদের পুরস্কার বিতরণ বই

১৬. উপকরণ রেজিস্টার

১৭. বাৎসরিক পাঠ পরিকল্পনা

১৮. বিদ্যালয় উন্নয়ন ক্যাশ বই

১৯. এসএমসি সভার রেজুলেশন বই

২০. পিটিএ সভার রেজুলেশন বই

২১.  ধারাবাহিক মূল্যায়ন রেজিস্টার

২২. ব্যবহার্য দ্রব্যের স্টক রেজিস্টার

২৩. ক্যাশ বই

২৪. শিক্ষক হাজিরা বই

২৫. শিক্ষার্থী হাজিরা রেজিস্টার

২৬. সাব-ক্লাস্টার রেজিস্টার

২৭. উপবৃত্তি রেজিস্টার

২৮. কাব-সংক্রান্ত রেজিস্টার

২৯. উপকরণ রেজিস্টার

১৫. কৃতি ছাত্র-ছাত্রীদের পুরস্কার বিতরণ বই

১৬. স্কুল সমবায় প্রকল্পের রেজিস্টার

১৭. বাৎসরিক পাঠ পরিকল্পনা

১৮. বিদ্যালয় উন্নয়ন ক্যাশ বই

১৯. এসএমসি সভার রেজুলেশন বই

২০. পিটিএ সভার রেজুলেশন বই

২১. ধারাবাহিক মূল্যায়ন রেজিস্টার

২২. ব্যবহার্য দ্রব্যের স্টক রেজিস্টার

২৩. ক্যাশ বই

২৪. শিক্ষক হাজিরা বই

২৫. শিক্ষার্থী হাজিরা রেজিস্টার

২৬. সাব-ক্লাস্টার রেজিস্টার

২৭. উপবৃত্তি রেজিস্টার

২৮. কাব-সংক্রান্ত রেজিস্টার

২৯. স্কুল সমবায় প্রকল্পের রেজিস্টার, ইত্যাদি।

 

বিদ্যালয়ে কোন কোন স্টক রেজিস্টার রাখা জরুরী?

বিদ্যালয়ে ব্যবহৃত স্টক রেজিস্টার:

১. আসবাবপত্র

২. কিটস/খেলাধুলার সামগ্রী

৩. কৃষি উৎপাদন-উপকরণ

৪. শিক্ষা উপকরণ/শিক্ষা সামগ্রী

৫. বই, ম্যাপ ইত্যাদির তালিকা

৬. ট্রেজারী চালান রেজিস্টার

 

তথ্য সংগ্রহ, সংরক্ষণ ও ব্যবহারে প্রাথমিক শিক্ষায় ব্যবহৃত অনলাইন সফটওয়্যার:

১. ই-প্রাইমারি স্কুল সিস্টেম

২. শিক্ষার্থীদের প্রোফাইল তৈরি

৩. উপবৃত্তি ডাটা এন্ট্রি লিংক

৪. করোনা আপডেট

৫. পি.ই.এম.আই.এস সিস্টেম

৬. অনলাইন শিক্ষক বদলি

৭. আইডিয়া বক্স

৮. ব্যক্তিগত তথ্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেম (আইএসপিএম)

৯. পিইএমআইসি সিস্টেম

 

প্রাথমিক বিদ্যালয়ে ব্যবহৃত প্রতিবেদন:

১. মাসিক রিটার্ন প্রতিবেদন

২. ত্রৈমাসিক পারফরমেন্স রিপোর্ট

৩. শিক্ষার্থীর বাড়ি গমন (হোম ভিজিট) প্রতিবেদন

 

বিদ্যালয়ে বিভিন্ন নথিপত্র, রেজিস্টার ও প্রতিবেদন সংরক্ষণের উপায় কী?

বিদ্যালয়ের নথিপত্র বিদ্যালয়ের সবচেয়ে মূল্যবান সম্পদ। রেজিস্টার ও নথিপত্র সর্বদাই হাল-ফিল অবস্থায় রাখতে হবে। এ ব্যাপারে প্রধান শিক্ষক সহকারী শিক্ষকদের সহযোগিতা নিলে বিশাল এ কর্মযজ্ঞ সহজ হবে।

নথিপত্র/রেজিস্টার সংরক্ষণে করণীয়ঃ

১. নথিপত্র সত্য তথ্যসম্বলিত হতে হবে;

২. সুন্দরভাবে আলাদা ফাইলে বিষয়ানুযায়ী নথিপত্র সংরক্ষিত হবে;

৩. অশুদ্ধ বিবরণ পূর্ণভাবে পরিহার করে সুষ্ঠুভাবে শুদ্ধ ও স্পষ্ট বিবরণ লিপিবদ্ধ করতে হবে;

৪. অর্থপ্রাপ্তি ও খরচ নির্দিষ্ট খাতে লিপিবদ্ধ থাকবে;

৫. বিদ্যালয়ের হিসাবপত্র, রেজিস্টার, নথিপত্র বিদ্যালয়ের আলমারীতে সযতেœ তালাবদ্ধ রাখতে হবে

৬. পোকামাকড় থেকে রক্ষা করতে রেকর্ডরুম/আলমীরা তাক পরিষ্কার পরিচ্ছন্ন রাখতে হবে;

৭. নথিপত্র/রেজিস্টার বাঁধাই করাসহ উপযুক্ত মেরামতের ব্যবস্থা রাখতে হবে।


 

মতামত দিন

নিউজলেটার

থাকার জন্য আমাদের নিউজলেটার সাবস্ক্রাইব করুন।